Kiedy liczy się dostarczalność e-maili – Gmailify.com

Po latach korzystania z darmowego konta Google Workspace, z różnymi wzlotami i upadkami związanymi z decyzją Google o jego likwidacji, a następnie utrzymaniu, postanowiłem przenieść swoje e-maile i inne pliki z powrotem na moje osobiste konto Gmail.

Głównym powodem, dla którego używałem Google Workspace, była możliwość korzystania z mojej domeny w usługach Google, głównie skupiając się na opcji wysyłania i odbierania e-maili w mojej domenie, ale wciąż korzystając z interfejsu Gmaila.

Po wykonaniu obszernej pracy związanej z przeniesieniem moich danych z Google Workspace z powrotem na moje konto Gmail, skonfigurowałem opcję odbierania i wysyłania e-maili w mojej domenie.

Wybrałem do tego celu Routing poczty Cloudflare i w zasadzie działał, przez prawie trzy lata.

Routing poczty Cloudflare jest przeznaczony do odbierania e-maili wysyłanych na mój adres w mojej domenie; jednak nie jest tak naprawdę zaprojektowany do wysyłania ich lub odpowiadania z adresu e-mail w domenie.

Wdrożyłem “pewnego rodzaju” obejście aby móc wysyłać i odpowiadać na e-maile z domeny w Gmailu i działało to całkiem dobrze, dopóki nie przestało.

Wdrażanie obejść w usługach, które nie są do tego celu przeznaczone, może powodować problemy. Nawet jeśli przez kilka miesięcy działało to dobrze, rzeczy w internecie zmieniają się (ewoluują) i pojawiają się problemy.

Najpierw pojawiły się problemy z odbiorem wiadomości.

Szybko zauważyłem, że niektóre e-maile nie zostały dostarczone i zostały utracone na zawsze. Z różnych powodów musiałem znaleźć plan awaryjny, aby przywrócić e-maile na właściwe tory i do mojej skrzynki odbiorczej.

Aby rozwiązać ten problem, wdrożyłem routing alternatywny w Cloudflare Email Routing poprzez implementację workerów e-mail.

Gdy Cloudflare z różnych powodów nie mógł dostarczyć e-maili na mój adres Gmail, wymusiłem na workerach przeniesienie ich na mój zapasowy adres e-mail w usługach Microsoft (@outlook.com). Stamtąd, za pomocą Gmailify (od Google) - usługi wewnątrz Gmaila, zsynchronizowałem obie skrzynki pocztowe i wszystkie wiadomości zaczęły znowu płynąć.

Liczba utraconych e-maili znacznie spadła, a środki zapobiegawcze wydają się działać dobrze.

Niedługo potem zauważyłem inne problemy podczas wysyłania e-maili. Niektórzy odbiorcy zaczęli twierdzić, że nigdy nie otrzymali e-maili, a inni zauważyli, że trafili do folderów ze spamem.

Początkowo, gdy zdarzało się to rzadko, nie przejmowałem się zbytnio, dopóki nie zaczęły się problemy z dostarczalnością e-maili do skrzynek obsługiwanych przez usługi Microsoft.

Wiele firm korzysta z Microsoft 365 dla Firm, które obsługują swoje e-maile w swoich domenach. Niektóre organizacje rządowe również korzystają z ich rozwiązań (ja sam korzystam z nich w miejscu pracy), a fakt, że wysyłałem im e-maile z ważnymi dokumentami, których nigdy nie otrzymali (ponieważ trafiały do spamu lub były poddawane kwarantannie, zanim w ogóle dotarły do odbiorcy), zaczął powodować wiele problemów.

Problem był tak poważny, że procent wysłanych przeze mnie e-maili i e-maili, które zostały dostarczone, czasami przypominał rzut monetą. To bardzo źle i postanowiłem podjąć działania.

Przyczyną problemu było “obejście”, które wdrożyłem. Wysyłałem e-maile z mojej domeny za pomocą funkcji “Wyślij jako” w Gmailu, ale nadal używam infrastruktury Cloudflare do ich odbierania.

Mimo że miałem ustawione najważniejsze aspekty bezpieczeństwa poczty e-mail w rekordach DNS mojej domeny (SPF, DMARC), nadal napotykałem problemy.

Po przeprowadzeniu dochodzenia odkryłem problem, który tkwił w sygnaturach DKIM.

“DKIM to metoda uwierzytelniania, która zapewnia, że wiadomość nie została zmodyfikowana od momentu jej przyjęcia do dostarczenia, a także że została autoryzowana przez właściciela domeny. Odbywa się to poprzez dodanie podpisu cyfrowego do wiadomości, zarówno do metadanych (nagłówków), jak i do treści. Podpis cyfrowy jest oparty na kryptografii klucza publicznego, która działa z parą kluczy, publicznym i prywatnym. Klucz prywatny jest utrzymywany w tajemnicy przez właściciela domeny lub usługę e-mail, podczas gdy klucz publiczny jest udostępniany publicznie w DNS jako rekord TXT. Po otrzymaniu wiadomości przez stronę odbierającą, publiczny klucz DKIM jest wyszukiwany i używany do weryfikacji podpisu cyfrowego.”

Kiedy wysyłam e-maile z mojej domeny w Google Workspace, usługa cyfrowo podpisuje i dopasowuje wszystkie rekordy z usługą Google, z której korzystałem. Ale to dlatego, że Google Workspace był bezpośrednio ustawiony na poziomach DNS, aby korzystać z ich usług, w tym DKIM.

Kiedy używałem Cloudflare Email Routing i zwykłego Gmaila do wysyłania e-maili, usługi Google podpisywały e-maile własnym podpisem DKIM, który nie pasował do tego, co ustawiłem na poziomie DNS dla domeny. Dzieje się tak, ponieważ osobisty Gmail nie pozwala na skonfigurowanie niestandardowej domeny, w wyniku czego dochodzi do niezgodności podpisów.

Pomimo wypróbowania różnych opcji obejścia tego problemu, faktem pozostaje, że jeśli nie uporządkuję podpisu DKIM, większość usług Microsoftu zaklasyfikuje moje e-maile jako “Niezweryfikowane” i skieruje je do folderu Spam, lub w najgorszym przypadku (co zdarzało się ostatnio bardzo często), przy zastosowaniu bardzo surowych reguł antyspamowych, podda wiadomość kwarantannie na swoich serwerach i nie dostarczy jej, nawet do folderu Spam, do odbiorcy.

To okropne i zaczęło powodować, po raz kolejny, poważne problemy nie tylko dla mnie, ale także dla innych osób, którym pomagam w zastosowaniu tego samego podejścia do konfiguracji ich e-maili na ich domenie.

Wszystko to prowadzi do wniosku, że muszę przestać korzystać z tej usługi i poszukać lepszego rozwiązania.

Rozwiązaniem, które zawsze miałem na myśli, było Gmailify.com.

Tutaj nie myl Gmailify (rozwiązania Google) z Gmailify.com (usługą nie pochodzącą od Google). Google oferuje wewnątrz swojego konta Gmail usługę o tej samej nazwie, która służy do łączenia kont Outlook i Yahoo z Gmail.

Przed Cloudflare Email Forwarding używałem Domen Google z ich darmową opcją o nazwie Email Routing. Ale jak to bywa z Google, likwidują tę usługę i ją wycofują, sprzedając ją temu, kto zaoferuje najwyższą cenę.

Zawsze staram się najpierw zbadać darmowe rozwiązania, zanim sięgnę po płatne. Jeśli darmowe rozwiązanie robi to, czego się od niego wymaga, to zazwyczaj nie widzę powodu, aby komukolwiek płacić.

Darmowe rozwiązanie czasami działa do pewnego stopnia, a potem trzeba podjąć decyzję i zdecydować, co jest ważne.

Muszę polegać na moich e-mailach. E-maile, które wysyłam, muszą być dostarczane do miejsca docelowego, co jest dla mnie sprawą kluczową. Nie ma tu kompromisów.

Z każdą usługą niektóre e-maile mogą zostać błędnie zaklasyfikowane i niedostarczone zgodnie z zamierzeniami, ale wskaźnik ten powinien być jak najniższy, a większość powinna działać (być dostarczana) zgodnie z zamierzeniami, chyba że faktycznie wysyłasz spam.

W przypadku mojego obecnego rozwiązania zaczęło to być loterią, a procent wysyłanych przeze mnie e-maili, które były dotknięte problemem, był zbyt wysoki, aby go zaakceptować.

Usługa Gmailify.com nie jest darmowa; kosztuje jednak tylko 6,99 USD (5,60 GBP / 28,00 zł) za rok na “główną” domenę.

Niektórzy duzi gracze oferują tego rodzaju usługi w podobnych przedziałach cenowych, głównie pobierając opłaty za użytkownika i zazwyczaj miesięcznie. To szybko staje się bardzo drogie. Tutaj płacisz za domenę rocznie, bez dalszych ograniczeń co do liczby użytkowników itp.

Po wyłączeniu Cloudflare Email Routing i usunięciu zbędnych ustawień DNS (głównie SPF i DMARC) zacząłem konfigurować moją domenę.

Uwaga: Poniższy tekst nie jest przewodnikiem po tej usłudze ani nawet samouczkiem, jak skonfigurować ustawienia. Nie będę powtarzać czegoś, co jest już dobrze udokumentowane.

Gmailify.com jest skonfigurowany w bardzo przyjemny sposób. Wszystko jest opisane w tak dużym stopniu, że można z łatwością przejść od początku do końca w mniej niż 15 minut, dzięki czemu Twoja zdolność do odbierania e-maili nie będzie zbyt długo zakłócona.

Nawet jeśli to trwa dłużej, generalnie serwery, jeśli mają problemy z dostarczeniem, spróbują ponownie po krótkim czasie, dlatego szansa, że przegapisz coś ważnego, jest niewielka.

Konfiguracja ogranicza się do dodania odpowiednich ustawień DNS do naszej domeny. Po tym musimy skonfigurować naszą główną skrzynkę odbiorczą i połączyć ją z kontem Gmail, aby móc odbierać e-maile w swojej domenie (przez pop.gmailify.com), ale także wysyłać e-maile za jej pośrednictwem, korzystając z smtp.gmailify.com. Nie jest potrzebne żadne obejście.

Ich usługa zapewnia tymczasową skrzynkę pocztową, pośrednika, z której usługa Gmail pobiera wiadomości. Zapewniają również serwer wychodzący do wysyłania e-maili i, za jego pośrednictwem, stosują odpowiednie podpisy, aby ich e-maile nie wyglądały jak spam.

Cały proces konfiguracji można rozpocząć i testować przez cały dzień, bez konieczności płacenia za domenę. Przez cały ten dzień masz możliwość skonfigurowania ustawień, a następnie podjęcia decyzji. Ja zdecydowałem się bardzo szybko, gdy zauważyłem, że odbiorcy, którzy zazwyczaj mają problemy z odbieraniem moich e-maili, zaczęli je otrzymywać bez żadnych problemów.

Najlepsze jest to, że płacisz tylko za główną domenę.

Mam dwie domeny. Skonfigurowałem moją główną i za nią zapłaciłem. Drugą dodałem jako domenę dodatkową (Domain Alias).

Automatycznie mój użytkownik dariusz w domenie wieckiewicz.org odziedziczy dostęp do drugiej domeny w ten sam sposób.

To rozwiązanie nie jest przeznaczone do oddzielnego zarządzania domenami. Na przykład, jeśli chcesz, aby dariusz@domena1.com był wysyłany do użytkownik1, a dariusz@domena2.com do innego użytkownika, dariusz@ można przypisać tylko do tego samego użytkownika (chyba że stosujesz delegację).

Aby mieć możliwość niezależnego ustawiania użytkowników o tej samej nazwie dla każdej domeny, musisz zapłacić i skonfigurować domeny oddzielnie.

Mnie odpowiada płacenie za jedną i posiadanie dwóch. W podobny sposób skonfigurowałem mojego przyjaciela, gdzie główna domena jest opłacona, a wszystkie inne są tylko dodatkami.

To sprawia, że tego rodzaju usługa jest jeszcze bardziej opłacalna.

Usługa jest zaprojektowana z myślą o Gmailu i tylko o Gmailu. Istnieją pewne ograniczenia usługi, takie jak możliwość wysyłania e-maili z domeny tylko za pośrednictwem interfejsu internetowego lub oficjalnej aplikacji Gmail na platformach mobilnych, lub brak możliwości ustawienia adresu e-mail do wysyłania z urządzeń takich jak kserokopiarki. O wszystkich ograniczeniach można przeczytać w bardzo szczegółowej dokumentacji.

Oprócz samej skrzynki pocztowej, można również ustawić wiele aliasów i używać tych aliasów w Gmailu do wysyłania e-maili za ich pośrednictwem. Aliasy mogą znajdować się w domenie głównej lub nawet tylko w domenie dodatkowej. Jedynym aspektem, o którym należy pamiętać, jest ustawienie “Wyślij jako” w taki sposób, aby ustawić dodatkową domenę przy użyciu loginu i hasła uwierzytelniającego dla domeny głównej.

Możesz również skonfigurować delegacje, w taki sposób, że jeden użytkownik ma swoją skrzynkę pocztową, do której kopie wysłanych do niego e-maili są dostarczane innym użytkownikom. Jest to dobre rozwiązanie do konfigurowania poczty e-mail dla dzieci, które daje możliwość zobaczenia, jakie e-maile są do nich wysyłane.

Podczas konfiguracji od czasu do czasu mogą wystąpić pewne problemy, ale nawet wtedy, gdy tak się stanie, możesz liczyć na wsparcie od prawdziwych ludzi.

Miałem jeden problem podczas konfiguracji dodatkowej skrzynki pocztowej i pomogli mi bardzo szybko. Następnie napotkałem problemy z hasłami i wysyłaniem e-maili z aliasów i byli na miejscu, aby mi pomóc to rozwiązać.

Obsługa klienta, co jest niezwykłe w tak niedrogiej usłudze, jest trudna do znalezienia w rozwiązaniach od dużych graczy.

Ogólnie rzecz biorąc, po skonfigurowaniu usługi, zapominasz, że ona istnieje, ponieważ korzystasz z niej za pośrednictwem swojego konta Gmail. Logowanie się do ich usługi jest potrzebne głównie wtedy, gdy dodajesz dodatkowe aliasy lub chcesz śledzić jakieś logi.

To, czego mi brakowało w Cloudflare Email Routing, to porządny system monitorowania e-maili wysyłanych do domeny i wysyłanych z domeny. Oczywiście nie ma statystyk wysyłanych z domeny, ponieważ Cloudflare Email Routing nie jest do tego przeznaczony, ale w przypadku e-maili odbieranych, nadal nie jest to najlepsze rozwiązanie, zwłaszcza gdy e-maile nie są dostarczane i nic z tym nie możesz zrobić.

Jest jeszcze jeden aspekt, o którym warto wspomnieć.

Ludzie stojący za tą usługą mieszkają w Europie (Szwajcaria), dlatego w kwestii przetwarzania danych i prywatności możemy być nieco mniej zmartwieni, zwłaszcza teraz, gdy widzimy, jak sprawy ewoluują (w niezbyt dobrym kierunku) po drugiej stronie Oceanu Atlantyckiego.

Korzystam z ich usług dopiero od kilku dni. Popełniłem kilka błędów, które szybko udało mi się naprawić dzięki hojnej pomocy prawdziwej ludzkiej obsługi. Po tym myślę, że stanie się to usługą “ustaw i zapomnij” (oczywiście nie zapomnij zapłacić za rok).